Plusieurs d’entre nous utilise Microsoft Outlook presque tous les jours et souvent en premier le matin. C’est une plateforme incontournable pour la gestion des courriels et des calendriers. Cependant, on ne l’exploite pas toujours à son plein potentiel. Pour augmenter votre productivité, voici 7 astuces Outlook à connaitre absolument.
Vous nous remercierez plus tard 😊
- Automatiser le tri de vos courriels
L’option création de règles permet de trier et classer automatiquement les courriels entrants. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour que tous les mails de votre patron soient automatiquement mis en évidence, ou que les newsletters soient déplacées dans un dossier spécifique. Allez simplement dans Fichier > Gérer les Règles et Alertes pour commencer à créer des règles.
- Créer des rappels pour traiter des courriels
Si vous recevez un courriel auquel vous devez répondre plus tard, vous pouvez utiliser la fonction de suivi pour vous le rappeler. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le courriel en question, sélectionnez Suivi et choisissez quand vous voulez être rappelé.
Vous pouvez aussi créer un tableau de bord plus organisé en suivant les étapes sur la vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=JDykM1vZjUo&t=1s
- Créer des modèles de courriels
Si vous devez régulièrement envoyer des courriels similaires, les modèles de courrier peuvent vous faire gagner du temps. Vous pouvez créer vos modèles et les sauvegarder en allant dans ‘‘Fichier’’ > ‘‘Enregistrer sous’’ et en choisissant le format ‘‘Modèle Outlook’’.
- 4. Accéder aux disponibilités de vos collègues
Vous pouvez éviter les courriels et les échanges inutiles pour demander à vos collègues leurs disponibilités pour une réunion. Car vous avez accès à leurs calendriers en temps réels ! Oui !
Il suffit d’aller dans votre calendrier et utiliser l’option ‘Planifier du temps’ pour visualiser les disponibilités de vos collègues. Cela peut être particulièrement utile pour planifier des réunions avec de nombreux participants.
- Utiliser des raccourcis clavier
Plusieurs raccourcis claviers permettent de gagner du temps, vous pouvez créer un nouveau mail en appuyant simplement sur Ctrl + N, ou ouvrir le calendrier avec Ctrl + 2.
- Utiliser pleinement la fonction Recherche Avancée
La barre de recherche en haut d’Outlook est un outil puissant. En plus de rechercher par mot clé, vous pouvez effectuer des recherches avancées en utilisant des critères tels que l’expéditeur, la date ou le dossier. Vous pouvez également sauvegarder des recherches fréquentes pour les réutiliser ultérieurement.
Voici une vidéo contant un extrait de notre formation disponible gratuitement : https://www.youtube.com/watch?v=JW2KcqlbdUg afin de profiter d’autres fonctionnalités avancées
N’oubliez pas que comme tout outil, la clé est de l’adapter à vos besoins et habitudes de travail. Explorez les options et découvrez ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Vous pouvez profiter d’une formation personnalisée et sur-mesure : https://improov.pro/efficlasses/microsoft-365/efficlasse-outlook-web/